Quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển đầy đủ và chi tiết nhất

Vận tải quốc tế bằng đường biển là hình thức vận chuyển hàng hóa có từ lâu đời và được sử dụng rất phổ biến hiện nay. Vì vậy ở nước ta việc xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển thường được lựa chọn làm phương phức vận chuyển cho lô hàng xuất – nhập khẩu. Vậy xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển có những bước nào, quy trình xuất khẩu hàng hoá ra sao? Hãy cùng Peace Logistics tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Bước 1: Xin giấy phép (nếu có)

TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với những hàng hóa hoặc dịch vụ.

Khi cơ quan hoặc doanh nghiệp bạn kinh doanh những mặt hàng thông thường được sự cho phép của cơ quan chủ quản hoặc các bộ chuyên ngành.

TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu.

Đối với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ.

Những hàng hóa cần cấp phép xuất khẩu là những mặt hàng bị hạn chế hay xuất khẩu có điều kiện, khi kinh doanh những mặt hàng này đòi hỏi phải xin giấy phép từ các cơ quan có thẩm quyền.

Bộ hồ sơ xin giấp phép xuất khẩu bao gồm:

• Đơn xin cấp phép
• Hợp đồng xuất khẩu
• Báo cáo tình hình thực hiện

Bước 2: Xác nhận thanh toánquy trình xuất khẩu hàng hoá

Hồ sơ pháp nhân của công ty (Giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, mã  số XNK).

Một trong những nôi dung quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là vấn đề thanh toán. Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu. Nội dung của điều khoản thanh toán dù đã được đề cập rất rõ trong hợp đồng nhưng cũng chưa.đảm bảo chắc chắn rằng rủi ro thanh toán sẽ không xảy ra. Nghiệp vụ kiểm tra xác nhận thanh  toán là  một trong những  nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức.thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.

Bước 3: Chuẩn bị hàng xuấtquy trình xuất khẩu hàng hoá

Sau khi kiểm tra xác nhận thanh toán của khách hàng thì nhà xuất khẩu cần tập trung vào chuẩn bị hàng hóa cho xuất khẩu.Trên thực tế nhà xuất khẩu có thể là nhà sản xuất hoặc thương nhân nên nghiệp vụ chuẩn bị hàng để xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển cũng rất đa dạng.

TH1: Hình thức thu mua để xuất khẩu.

Các bước cần làm để có được hàng hóa là:

• Tổ chức mạng lưới thu mua.
• Tổ chức tuyển chọn và lưu giữ.
• Vận chuyển bảo quản nhập kho và xuất khẩu.

TH2: Gia công chế biến xuất khẩu.

Các bước cần làm là:

• Rà soát các khâu, quá trình sản xuất và bố trí trang thiết bị và nhân sự.
• Ký hợp đồng thu mua nguyên vật liệu hoặc nhận vật tư.
• Tổ chức sản xuất hoặc gia công.
• Kiểm tra hàng nhập kho để chờ xuất khẩu.

TH3: Liên doanh liên kết để xuất khẩu.

Các bước chuẩn bị hàng xuất là:

• Ký kết hợp đồng đặt hàng hoặc ký kết hợp đồng xuất khẩu.
• Tổ chức theo dõi giám sát quá trình thực hiện.
• Tổ chức thanh, quyết toán.

Chú ý: Trong bước này nhà nhập khẩu thường yêu cầu trong hợp đồng giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), Invoice.

Bước 4: Kiểm tra hàng xuấtquy trình xuất khẩu hàng hoá

Hàng hóa xuất khẩu thường có tiêu chuẩn cao theo  các tiêu  chí quốc tế nên khi hàng hóa được sản xuất hay chế biến xong cần phải có sự kiểm tra đánh giá để có các chứng thư chứng nhận về chất lượng và số lượng hàng hóa.Mặt khác giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng về lô  hàng xuất  khẩu thường được quy định là một trong các chứng từ thanh toán cần xuất trình cho ngân hàng thanh toán.

Do đó các nhà xuất khẩu sẽ phải thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa xuất khẩu để phát hành chứng thư.

Tùy theo quy định về người ký phát chứng thư về chất lượng và số lượng của lô hàng xuất khẩu bằng đường biển mà các nhà xuất khẩu sẽ tổ chức nghiệp vụ này theo 2 cách sau:

• TH1: Nhà xuất khẩu tự kiểm tra và phát hành chứng thư.
• TH2: Chứng thư do cơ quan thuê ngoài cấp.

Bước 5: Thuê tàu 

Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển rủi ro hàng hóa.Nghĩa vụ thuê tàu đối với nhà xuất khẩu thuộc về các điều kiện thuộc nhóm C, D trong Incoterm 2000.

Về cơ bản thực hiện việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau:

• Liên hệ với đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình và giá cước.
• Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển và đăng ký chuyển hàng, thuê dịch vụ cần thiết như vỏ công bốc xếp.
• Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở ký biên bản giao hàng.
• Cung cấp thông tin bổ sung cho hãng vận chuyển chuẩn bị vận đơn.
• Đổi biên lai hay biên bản lấy vận đơn và thanh toán cước phí.

Bước 6: Mua bảo hiểm

Việc mua bảo hiểm cũng không phải là bắt buộc đối với nhà nhập khẩu.Trong các điều kiện mua bán theo các điều kiện CIF,CIP nhà xuất khẩu mới thực hiện nghiệp vụ mua bảo hiểm.

Để mua được bảo hiểm nhà xuất khẩu phải có hợp đồng ngoại thương và các chưng từ liên quan đến việc giao hàng theo hợp đồng đó.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan

Trước khi giao hàng lên phương tiện vận tải người xuất  khẩu cần phải khai  báo hải quan cho các điều kiện cơ sở giao hàng nhóm F,C,D.Thực hiện việc thông quan hàng hóa theo quy định của quốc gia sở tại.

Đối với Việt Nam việc thông quan hàng hóa cần phải xuất trình các chứng từ hải quan bao gồm:quy trình xuất khẩu hàng hoá

• Tờ khai hải quan.
• Hợp đồng xuất khẩu.
• Phiếu đóng gói.
• Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng.
• Hồ sơ pháp nhân doanh nghiệp.
• Giấy phép xuất khẩu nếu có.

Bước 8: Giao hàng

Nghiệp vụ vận chuyển chặng chính sẽ liên quan đến cách giao hàng của nhà xuất khẩu.Căn cứ vào việc lưu kho, lưu bãi sẽ có hai cách giao hàng xuất khẩu như sau:

TH1:

Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi nhà xuất khẩu giao hàng cho chủ kho hay chủ cảng và sau đó chủ kho hay chủ cảng chủ động giao hàng lên  tàu. Các nghiệp vụ này bao gồm:

• Giao danh mục hàng xuất khẩu (Cargo list) và đăng ký với phòng điều độ bố trí kho bãi và lập phương án xếp dỡ.
• Lấy lệnh nhập hàng vào kho hàng.
• Giao hàng vào kho bãi.

TH2:

Đối với hàng xuất khẩu không cần lưu kho lưu bãi hãy giao trực tiếp cho hãng tàu vận chuyển các nghiệp vụ này bao gồm:

• Kiểm dịch hay kiểm nghiệm (nếu có).
• Thông báo ngày giữa phương tiện dự kiến đến cảng cho cảng biển, chấp nhận thông báo sẵn sàng.
• Giao cho các danh mục hàng xuất khẩu phối hợp với thuyền phó lên phương án sơ đồ xếp hàng (Cargo plan).
• Thuê đội tàu xếp dỡ của cảng biển, lấy lệnh xếp hàng ấn định máng xếp hàng, xe và đội bốc xếp hay người áp tải hàng.
• Tổ chức giao hàng lên phương tiện vận chuyển.
• Lấy biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) để đổi lấy vận đơn đồng thời lập bảng tổng kết hàng với đầy đủ xác nhận của các bên.

Bước 9: Làm thủ tục thanh toán

TH1: Thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển tiền

Trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển tiền sau khi giao hàng thì nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán thực hiện tương tự như khi kiểm tra xác nhận thanh toán.

TH2: Thanh toán bằng phương thức nhờ thu

Trong trường hợp thanh toán bằng phương thức nhờ thu cần chú ý đến các nghiệp vụ yêu cầu thanh toán từ phía nhà xuất khẩu.Để đảm bảo được thanh toán tiền hàng, nhà xuất khẩu thường phải thực hiện các nhiệm vụ như: Phát thư theo yêu cầu thanh toán, chuyển chứng từ, ký phát hối phiếu đòi tiền….

Chú ý: Phương thức này thường mang lại rủi ro cho nhà xuất khẩu nên các nhà xuất khẩu phải thận trọng khi áp dụng phương thức này.

TH3: Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) trả ngay không hủy ngang

Việc thanh toán bằng phương thức này thì việc  thanh  toán tiền  hàng  xuất khẩu sẽ dựa vào việc xuất  trình  chứng từ thanh  toán hợp lệ  với ngân  hàng.Bộ chứng từ thanh toán hợp lệ với ngân hàng được quy định chi tiết trong thư tín dụng với những yêu cầu chung như sau:quy trình xuất khẩu hàng hoá

• Tất cả chứng từ phải hợp lệ, không thừa không thiếu chứng từ.
• Bộ chứng từ phải không có sai sót về mặt hình thức, chữ viết, ký tự hay nội dung.
• Số lượng chứng từ về bản sao và bản chính phải đầy đủ.
• Xuất trình trong thời hạn hiệu lực của thư tín dụng và của hợp đồng.

Bước 10: Xử lý khiếu nại

Nghiệp vụ giải quyết khiếu nại chỉ xảy ra khi có sự khiếu lại từ phía khách hàng.Thông thường, khi có các khiếu nại của khách hàng về hàng hóa thì nhà xuất khẩu sẽ giải quyết theo tinh thần của hợp đồng.

Trên đây là quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển chi tiết nhất. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ để được tư vấn.