8 bước làm thủ tục hải quan nhanh chóng, phù hợp với quy định

Bạn đang có ý định xuất nhập khẩu hàng hoá, nhưng vẫn còn nhiều thắc mắc về các thủ tục hải quan? Bạn chưa biết quy trình thủ tục hải quan gồm những bước nào và cần bắt đầu từ đâu? Hãy cùng Peace Logistics tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Bước 1. Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hoá

Việc chuẩn bị bộ chứng từ bắt đầu từ Hợp đồng ngoại.thương, trong đó quy định những chứng từ khác liên quan như: Hóa đơn thương mại, Chi tiết đóng gói, Vận đơn đường biển, Chứng nhận xuất xứ, Chứng nhận chất lượng…

Khi đã có file mềm, bạn cần phải kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ. Nếu thấy chỗ nào chưa hợp lý thì cần làm việc với.người bán nước ngoài để giải thích rõ, hoặc nếu cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay.

Ở bước này, bạn có thể tương đối dễ dàng điều chỉnh những chi tiết hay.những nội dung chưa phù hợp. Nếu để đến khi người bán đã gửi chuyển phát.nhanh giấy tờ gốc đi rồi, thì việc thay đổi sẽ khó hơn, mất nhiều thời gian chờ đợi, và thường sẽ phát sinh những khoản chi phí không đáng có.

Bước 2. Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với tổng cục hải quan

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, thì cần mua chữ số mới. Bạn nên chọn mua của những thương hiệu lớn như Vietel, VNPT, FPT… Sau khi mua xong, bạn cần đăng ký chữ ký số.đó với Tổng cục hải quan để có thể truyền tờ khai hải quan điện tử.

Về lý thuyết, mọi người hoàn toàn có thể xem hướng dẫn và tự đăng ký, tuy nhiên việc đọc & làm theo hướng.dẫn thường khá mất thời gian bởi vì có hiều bước hơi phức tạp, và dễ sai sót. Vì thế, bạn nên nhờ bên cung cấp chữ ký số đăng ký giúp. Trường hợp công ty bạn thuê dịch vụ khai báo hải quan, thì.bạn cũng có thể nhờ họ làm, có phí hoặc miễn phí tùy từng bên.

Bước 3: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Phần lớn bước khai báo hải quan thường được thực hiện bằng việc sử dụng phần mềm cung cấp bởi các công ty tin học đã được Tổng cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn, hay còn gọi là VNACCS. Phần mềm này cùng hướng dẫn sử dụng và các thông tin liên quan khác có thể được tải về từ địa chỉ:  https://www.customs.gov.vn/ChuyenMuc/VNACCS_VCIS/Default.aspx

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa xuất nhập khẩu là việc cơ quan có thẩm quyền tiến hành lấy mẫu kiểm tra để đảm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn xuất, hoặc nhập khẩu.

Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu: kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm…

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến của hãng vận chuyển, bạn có thể lên tờ khai.

Sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai. Một khi đã lên đủ những phần cần thiết của tờ khai, và kiểm tra lại cho chắc chắn, bạn có thể truyền thử tờ khai. Khi thông tin đầy đủ và hợp lệ, tờ khai sẽ được cấp số.

Sau khi truyền thử, bạn cần kiểm tra lại 1 lần nữa những thông tin quan trọng như: Mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan,… Lưu ý: nếu sai những thông tin này, nhiều khả năng bạn phải hủy tờ khai, chứ không được truyền sửa như những thông tin khác.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng tiếng Anh là Delivery Order, thường được viết tắt là D/O.

Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, và khi lấy hàng.

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Tùy theo luồng tờ khai mà chứng từ cần chuẩn bị khác nhau.

– Luồng xanh:

Chỉ cần tờ khai in từ trên phần mềm và tờ mã vạch in từ website của Tổng cục hải quan

– Luồng vàng:

• Giấy giới thiệu của công ty
• Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chụp
• Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chụp, có dấu doanh nghiệp + dấu hãng vận.chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarding)
• Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế (nếu điều kiện.ExWork, FOB), hóa đơn phụ phí CIC, vệ sinh, phí chứng từ: 1 bản chụp
• Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có)
• Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản.gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành
• Chứng từ khác (nếu có, tùy theo loại hàng): bản chụp Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ), Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – CA), Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)…

– Luồng đỏ:

• Hải quan kiểm tra chứng từ: bạn chuẩn bị như với luồng Vàng tôi vừa nêu trên.
• Hải quan kiểm tra hàng (kiểm hóa): cần thêm chứng từ.để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng, hoặc kho. Bạn chuẩn bị thêm: giấy giới thiệu, Lệnh giao hàng (còn hạn) đã lấy ở bước trên.

Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

• Luồng xanh:

Bạn chỉ cần nộp thuế nhập khẩu & VAT, in tờ khai đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.

• Luồng vàng: Tuỳ vào tình huống cụ thể thì các bộ hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau
• Luồng đỏ:

Trước hết, hải quan sẽ check hồ sơ giấy, giống như với.luồng Vàng nêu trên. Nếu cần hỏi, chỉnh sửa tờ khai thì bạn cũng phải làm cho xong. Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận.sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa (thường gọi tắt là “kiểm hóa”).

Trên đây là quy trình làm thủ tục hải quan, nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.